Sagsvisningen samler kundens oplevelse, samtalen, interne noter, sagsstyring, tags, køb eller invitation og tidligere henvendelser.

Skærmbilledet viser Repifys aktuelle brugerflade med anonymiserede eksempeldata. Tal, navne og statusser kan derfor være anderledes på jeres konto.

Læs sagen før du svarer

  • Se stjernevurderingen og kundens egen besked.
  • Læs svarene på virksomhedens spørgsmål.
  • Kontrollér om kunden har givet tilladelse til kontakt.
  • Se køb, invitation og lokation, når oplysningerne findes.
  • Læs tidligere henvendelser og hele samtalen.

Svar kunden

  1. 1
    Vælg fanen “Svar kunden”

    Brug den kundevendte svarboks, ikke feltet til intern note.

  2. 2
    Indsæt eventuelt et gemt svar

    Vælg en skabelon som udgangspunkt, men tilpas den til den konkrete oplevelse.

  3. 3
    Skriv et klart svar

    Anerkend oplevelsen, forklar næste handling og undgå løfter, virksomheden ikke kan holde.

  4. 4
    Vælg “Send e-mail”

    Repify sender svaret gennem den gemte mailopsætning og tilføjer det til samtalen.

  5. 5
    Kontrollér leveringen

    Se leveringsstatus eller Leveringslog, hvis mailen ikke kommer frem.

Skriv en intern note

Vælg fanen “Intern note”, når informationen kun er til kolleger. Interne noter sendes ikke til kunden. Brug dem til aftaler, undersøgelser og næste ansvarlige handling.

Opdatér sagsstyringen

FeltGod brug
StatusBrug en status, der beskriver hvor sagen faktisk står. Afslut ikke en sag, mens kunden eller teamet stadig venter på handling.
PrioritetBrug høj eller hastende prioritet til tidskritiske eller alvorlige forhold.
AnsvarligTildel én person, som ejer næste handling.
TagsBrug ensartede tags til problemtyper, produkter eller temaer.

Opret et gemt svar

  1. 1
    Skriv titel og svartekst

    Gør titlen intern og let at finde, eksempelvis “Forsinket levering – første svar”.

  2. 2
    Vælg “Gem til teamet”

    Skabelonen bliver tilgængelig i feltet “Indsæt gemt svar”.

  3. 3
    Tilpas altid før afsendelse

    Et gemt svar er et udgangspunkt, ikke et automatisk standardsvar til alle kunder.

Afslut sagen korrekt

  • Kontrollér at den lovede handling er udført.
  • Markér kunden som genvundet, hvis det er relevant og understøttet af forløbet.
  • Vælg den afsluttende status og gem sagsoplysningerne.
  • Skriv en intern note, hvis teamet senere skal kunne forstå beslutningen.

Hvis svaret ikke bliver sendt

  • Kontrollér at kunden har en gyldig e-mailadresse.
  • Åbn “E-mails → Leveringslog” og læs den fulde fejltekst.
  • Kontrollér afsender og mailtransport under E-mails.
  • Prøv ikke at sende det samme svar mange gange, før du ved om den første mail er leveret.